檔案傳出去不等於交件紀錄完整。幾天後如果雙方開始討論『哪一版』『改過哪些地方』『是否已驗收』，只靠聊天紀錄往回找，很容易各自看到不同片段。把版本、修改與驗收分開記錄，才能讓一次交付被核對。
每件案件先固定一個案件編號
案件編號應同時出現在資料夾、檔名、交件訊息與結案紀錄裡。例如 HK-260903-01，不必包含姓名或其他敏感資料，也不要只用『某品牌文章』這種容易重複的名稱。同一編號能把規格、檔案與對話串在一起。
用日期與版次命名，不再出現最終版的最終版
檔名至少包含案件編號、內容名稱與版次，例如 HK-260903-01_文章初稿_v01.docx。修改後依序使用 v02、v03；已確認的交付版再標示 approved 或交付日期。不要覆蓋舊檔，也不要用 final、final2、真的final 取代版次。
交件時附一張交付清單
交付訊息應列出案件編號、版次、檔案或網址、交付時間，以及這一版完成了哪些規格。若有多個檔案，逐項寫明用途；若是公開貼文，記錄網址、發布狀態與約定留存時間。交付清單不是重寫整份規格，而是讓接收方知道這次要檢查什麼。
把零散意見整理成修改回合
案主可能在不同時間傳來多則意見。開始修改前，先彙整成同一輪清單，標示每項意見的來源、處理方式與預計完成日，再請對方確認是否還有遺漏。這能避免剛交出新版，又收到原本可以一起處理的要求。
分清楚原規格修正與新增需求
錯字、漏掉已約定內容或未符合尺寸，屬於原規格內修正；新增頁面、改變主題、增加影片版本，通常是新增工作。遇到邊界不清楚時，先回到原案件規格核對，再確認是否需要調整報酬與期限。
驗收結果要有一句明確結論
『看過了』『收到』『應該可以』都可能有不同解讀。最好留下明確狀態：驗收通過、待完成哪些修改，或哪一項不符合原規格。若通過後仍有新增想法，應另外記錄，不要混回已完成的驗收結果。
交件、修改、驗收三張清單
- 01交件清單：案件編號、版次、檔案或網址、交付時間、完成規格。
- 02交件清單：多個檔案逐項標示用途，公開內容另記發布與留存狀態。
- 03修改清單：每項意見、所屬回合、處理方式、負責方與完成日期。
- 04修改清單：標示原規格內修正或新增需求，不把兩者混在一起。
- 05驗收清單：通過、待修改或不符合規格，三種狀態擇一明確記錄。
- 06驗收清單：記錄驗收日期、尚待交付項目與付款條件是否已觸發。
- 07結案摘要：保留不含機密的任務類型、版本數、交付與驗收結果。
這篇文章的常見問題
LINE 或 Email 對話可以當交件紀錄嗎？
案主只回覆收到，算驗收通過嗎？
舊版本要保留多久？
文中提到的情境
對照上面的步驟
可以直接使用的交件訊息格式
『案件編號：___；本次版次：___；交付內容：___；檔案／網址：___；交付時間：___；本版已完成：___；請於約定驗收期限內回覆通過或彙整修改項目。』實際驗收與付款規則仍以承接前確認的條件為準；哈洛克目前的通用規則可查看交件與付款條款，各類任務的派案單會寫明哪些項目，列在任務頁。交了件卻一直拿不到錢，這些紀錄就是催款的證據，步驟見接案拿不到錢怎麼辦。
有疑問可以直接問：LINE @866wmmig